Condiciones de participación y privacidad — Convención Confortauto 2026
1. IDENTIFICACIÓN DEL ORGANIZADOR
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: NEUMÁTICOS SOLEDAD, S.L. (CONFORAUTO)
- CIF: B03260684
- Dirección Postal: Calle Severo Ochoa, 30 (ptda. Torrellano, Elche pq. Industrial), CP 03203, Elche, (Alicante), España.
- Correo electrónico del DPO: protecciondedatos@gruposoledad.net
2. OBJETO DE ESTAS CONDICIONES Y PARTICIPACIÓN EN EL EVENTO
Este documento regula la información legal facilitada a las personas que se inscriban o realicen el pre check-in de la Convención Confortauto, así como el tratamiento de los datos personales relacionado con su participación.
La inscripción se realizará a través del formulario habilitado al efecto. Los datos señalados como obligatorios se utilizarán únicamente en la medida necesaria para tramitar la inscripción, verificar la condición de asistente, organizar la acreditación y comunicar la información práctica del evento. La falta de los datos estrictamente necesarios puede impedir completar la inscripción.
La lectura de esta información no implica consentir usos opcionales de los datos, como la publicidad, su cesión a patrocinadores o la difusión promocional de imágenes. Esas finalidades se someten a decisiones separadas en el formulario.
3. ¿QUÉ DATOS PERSONALES SE RECOGEN?
Confortauto tratará exclusivamente los datos facilitados por el interesado a través del formulario de inscripción, los generados durante el check-in y, si procede, los derivados de su participación en el evento:
- Datos identificativos, profesionales y de contacto necesarios para registrar e identificar al asistente: nombre y apellidos, datos de contacto y aquellos otros campos que efectivamente incorpore el formulario.
- Datos organizativos y de participación, como la confirmación de asistencia, acreditación, necesidades logísticas o comunicaciones relativas al programa, únicamente si se generan en la operativa real.
- Datos de alergias, intolerancias alimentarias u otras necesidades que puedan revelar información relativa a la salud, exclusivamente cuando el propio asistente decida facilitarlos y otorgue consentimiento explícito.
- Fotografías, grabaciones audiovisuales y, en su caso, voz, si se captan durante el evento, con las garantías y las finalidades descritas en este documento.
- Constancia de la información facilitada, de las autorizaciones otorgadas o denegadas y de su fecha, a efectos de acreditar el cumplimiento de la normativa.
4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y BASES JURÍDICAS
Los datos se tratarán para las siguientes finalidades, distinguiendo la gestión necesaria de la participación y los usos que dependen de una autorización voluntaria:
| Finalidad | Base jurídica / carácter |
|---|---|
| Inscripción, pre check-in, acreditación, control de asistencia, organización y comunicaciones operativas del evento. | art. 6.1.b RGPD si existe relación contractual directa con el asistente; o art. 6.1.f RGPD si la actividad se fundamenta en interés legítimo, previa ponderación documentada. |
| Atención de alergias, intolerancias u otras necesidades de salud comunicadas voluntariamente. | Consentimiento, art. 6.1.a y consentimiento explícito, art. 9.2.a RGPD. Opcional. |
| Envío de publicidad, promociones, ofertas y novedades propias de Neumáticos Soledad/Confortauto. | Consentimiento, art. 6.1.a RGPD y normativa sobre comunicaciones comerciales. Opcional. |
| Comunicación de datos identificativos y de contacto a patrocinadores o colaboradores para que envíen publicidad de sus propios productos o servicios. | Consentimiento específico, art. 6.1.a RGPD. Opcional. |
| Captación y difusión de imagen y voz para publicaciones corporativas, informativas y promocionales. | Consentimiento, art. 6.1.a RGPD, y autorización de propia imagen conforme a la LO 1/1982. Opcional. |
| Gestión de solicitudes de derechos, obligaciones legales o reclamaciones que pudieran derivarse del evento. | Cumplimiento de obligaciones legales, art. 6.1.c RGPD, y, cuando proceda, formulación o defensa de reclamaciones. |
La negativa a las autorizaciones opcionales no impedirá la inscripción o participación en la convención. El consentimiento podrá retirarse sin que ello afecte a la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad.
5. TRATAMIENTO DE ALERGIAS E INTOLERANCIAS ALIMENTARIAS
Los asistentes podrán comunicar, si lo desean, alergias, intolerancias alimentarias o necesidades especiales que deban conocerse para adaptar los servicios ofrecidos durante el evento y velar por su bienestar. Esta información puede constituir un dato relativo a la salud y se solicitará mediante una casilla diferenciada de consentimiento explícito.
Su aportación es voluntaria. Los datos solo podrán comunicarse, en lo estrictamente necesario, al personal o proveedores que deban atender la necesidad manifestada, bajo las garantías legales aplicables. No se utilizarán para publicidad ni se facilitarán a patrocinadores.
6. COMUNICACIONES COMERCIALES Y PATROCINADORES
Cuando el asistente lo autorice expresamente, Confortauto podrá utilizar sus datos de contacto para remitirle información comercial, promociones, ofertas y novedades relativas a los productos y servicios de Neumáticos Soledad, S.L., a través de los canales incluidos en la autorización. En cada comunicación se ofrecerá un medio sencillo y gratuito para solicitar la baja.
De forma independiente, el asistente podrá autorizar que sus datos identificativos y de contacto se comuniquen a los patrocinadores o colaboradores específicamente identificados para que estos envíen publicidad propia y actúen como responsables del tratamiento de los datos recibidos. La autorización no ampara una cesión indeterminada a cualquier empresa colaboradora.
7. FOTOGRAFÍAS, GRABACIONES Y USO DE LA PROPIA IMAGEN
Durante el evento podrán realizarse fotografías y grabaciones de vídeo con fines de documentación y, únicamente cuando exista una autorización válida para ello, para su utilización en noticias, publicaciones corporativas, web, redes sociales y acciones de promoción y difusión de la actividad de Confortauto. La autorización comprenderá la reproducción, edición respetuosa, comunicación pública y puesta a disposición de las imágenes dentro de esas finalidades.
La autorización promocional será voluntaria y separada de la inscripción. Quien no la otorgue podrá participar igualmente. Confortauto deberá organizar la captación y selección del material de modo que se respeten las decisiones de los participantes y no se difundan con fines promocionales imágenes identificables de personas que no hayan autorizado dicho uso, salvo que concurra una habilitación legal específica apreciada para el caso concreto.
La publicación en redes sociales puede permitir que terceras personas visualicen o compartan el contenido y supone el tratamiento de información también por las plataformas correspondientes, conforme a sus propias condiciones. Confortauto atenderá las solicitudes de retirada respecto de los canales sobre los que tenga control, sin poder garantizar la eliminación de copias lícitamente difundidas o conservadas por terceros antes de la retirada.
El asistente podrá revocar su autorización y ejercer sus derechos a través del correo indicado en el apartado 1.
8. ACCESO A LOS DATOS Y DESTINATARIOS
Según la información proporcionada por la organización, el acceso ordinario a las respuestas recogidas en Jotform corresponderá a Confortauto, mediante el personal autorizado que necesite tratarlas para las finalidades descritas. Esto no excluye el acceso técnico del proveedor de la herramienta ni otras comunicaciones necesarias para prestar servicios concretos del evento.
En función de cómo se organice realmente la convención, determinados datos mínimos podrán ponerse a disposición de empresas de alojamiento, catering, transportes, acreditación, producción audiovisual u otros proveedores que deban intervenir, con el régimen jurídico que corresponda en cada caso (encargado o responsable independiente), siempre con información adecuada y las garantías necesarias.
La cesión comercial a patrocinadores queda diferenciada de estas comunicaciones organizativas y solo se realizará cuando exista una autorización específica e informada.
9. JOTFORM, SERVICIOS TECNOLÓGICOS Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
El pre check-in se realizará mediante el servicio Jotform, que ofrece el soporte tecnológico necesario para recoger y gestionar las respuestas del formulario. El proveedor deberá actuar bajo las garantías contractuales exigibles cuando trate datos por cuenta de Confortauto, incluidas las condiciones del artículo 28 del RGPD.
Si existen transferencias internacionales, se informará de su existencia y de la decisión de adecuación o las garantías adecuadas que las amparen, así como de la forma de obtener información sobre ellas. No se presume que el uso de Jotform implique por sí mismo una determinada ubicación o transferencia.
10. PLAZOS DE CONSERVACIÓN
Los datos de inscripción, check-in y coordinación del evento se conservarán durante el tiempo necesario para organizar la convención y atender sus incidencias. Posteriormente se suprimirán o, cuando proceda por obligaciones legales o responsabilidades, se mantendrán bloqueados durante los plazos legalmente exigibles.
Los datos de salud se conservarán únicamente mientras resulten necesarios para atender la necesidad comunicada durante el evento y se suprimirán tan pronto como dejen de ser necesarios, salvo obligación legal que justifique otro tratamiento.
Los datos utilizados para comunicaciones comerciales se mantendrán hasta la retirada del consentimiento u oposición y, cuando resulte necesario, durante el tiempo imprescindible para acreditar la autorización y gestionar listas de exclusión. Las imágenes promocionales se conservarán y utilizarán durante el periodo adecuado a la finalidad autorizada, con revisión periódica y respeto a la revocación y los derechos que procedan.
11. DERECHOS DE LOS ASISTENTES
El asistente puede solicitar el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento, oponerse al mismo y solicitar su portabilidad cuando proceda. También podrá retirar en cualquier momento los consentimientos otorgados, sin efectos retroactivos sobre tratamientos anteriores lícitos.
Para ejercer sus derechos o formular cualquier consulta puede escribir a protecciondedatos@gruposoledad.net o dirigirse por correo postal a NEUMÁTICOS SOLEDAD, S.L., Calle Severo Ochoa, 30, Parque Industrial de Elche, 03203 Elche (Alicante). Si considera que se ha vulnerado la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
12. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y DATOS DE TERCEROS
Confortauto aplicará medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, restringiendo el acceso al personal autorizado y evitando tratamientos incompatibles con las finalidades comunicadas.
Las autorizaciones del formulario son personales: se refieren exclusivamente a quien las presta. Si una persona inscribe a otra, no podrá otorgar por ella consentimientos opcionales de publicidad, salud o utilización de imagen, salvo que cuente con representación o habilitación válida y se haya previsto un mecanismo específico de acreditación.
13. INFORMACIÓN SOBRE LA LANDING Y LAS COOKIES
La landing que permita consultar este documento deberá ofrecer acceso claro a la información legal y de privacidad antes de enviar el formulario. Si utiliza cookies u otras tecnologías no estrictamente necesarias, se deberá informar de ellas y ofrecer un mecanismo válido para aceptarlas o rechazarlas antes de su instalación, con acceso a una política de cookies que refleje las tecnologías efectivamente empleadas.